우선순위 설정
대학생과 젊은 직장인은 학업, 업무, 자기계발, 사회생활 등 다양한 활동을 동시에 관리해야 합니다. 하지만 모든 일을 다 잘해내려고 하면 오히려 집중력이 분산되어 효율성이 떨어질 수 있습니다. 따라서 시간 관리를 위해 가장 중요한 것은 '우선순위 설정'입니다. 더 쉽게 풀어서 말하자면, 중요한 일부터 먼저 해결하는 법을 배워야 한다는 것입니다.
효과적인 방법 중 하나를 소개해드립니다. 바로,‘아이젠하워 매트릭스’를 활용하는 것입니다. 이 기법은 업무를 네 가지 부분으로 나누는 것인데요. ‘긴급하고 중요한 일’, ‘긴급하지만 중요하지 않은 일’, ‘긴급하지 않지만 중요한 일’, ‘긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일’로 구분하는 것입니다. 예를 들어, 시험 공부나 중요한 프로젝트는 ‘긴급하고 중요한 일’로 분류하고, SNS 확인이나 의미 없는 웹서핑은 ‘긴급하지도 중요하지도 않은 일’로 분류하여 최소화해야 합니다.
그리고 전에도 제가 몇 번 언급했던 기법인데요. MIT 전략을 잘 활용하면 도움이 됩니다. 하루 중 가장 중요한 세 가지 일만 정하고, 이 업무들을 우선적으로 수행하는 것입니다. 이를 통해 할 일이 많더라도 핵심 업무를 놓치지 않고 수행할 수 있습니다.
스마트폰 알림을 최소화하는 것도 중요합니다. 스마트폰 알림이 사소해 보이고 우리에게 큰 영향을 줄 것 같지 않아 보이지만, 사실은 우리의 집중력을 방해하는 주요 요소 중 하나이기 때문에, 공부나 업무 중에는 ‘방해 금지 모드’를 활성화하고, SNS나 메신저 확인 시간을 정해두는 것이 필요하며 효과적입니다. 이렇게 하면 중요한 업무에 집중할 수 있으며, 하루를 보다 생산적으로 활용할 수 있습니다.
디지털 도구를 활용한 효율적인 시간 관리
디지털 도구가 항상 부정적인 영향을 주는 것만은 아닙니다. 젊은 세대는 디지털 환경에 익숙하기 때문에, 다양한 디지털 도구를 활용하여 시간을 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다. 특히 일정 관리, 할 일 목록, 집중력 향상을 돕는 다양한 앱을 활용하면 보다 체계적으로 시간을 사용할 수 있습니다.
첫 번째 추천 도구는 ‘구글 캘린더’와 같은 일정 관리 앱입니다. 강의, 업무, 회의, 시험 일정 등을 미리 입력하고, 리마인더 기능을 설정하면 중요한 일정을 놓치지 않을 수 있습니다. 그리고 타임 블로킹(Time Blocking) 기법을 활용하여 특정 시간대에는 특정 업무만 수행하도록 설정하면 더욱 효율적인 시간 활용이 가능합니다.
두 번째로, ‘TodoList’나 ‘Notion’과 같은 할 일 목록 관리 앱을 활용하면 많은 도움을 받을 수 있습니다. 이러한 앱을 통해 해야 할 일을 카테고리별로 정리하고, 마감 기한을 설정하면 보다 체계적으로 작업을 수행할 수 있습니다.
세 번째로, ‘포모도로 기법’을 사용하면 좋은데요. 그래서 저도 방마다 포모도로 타이머를 배치해 놓고 습관적으로 시간 설정을 하고 업무를 보는 편입니다. 만일 물리적인 시계를 마련할 여유가 되지 않는다면 포모도로 기법을 지원하는 앱을 활용하여 집중력을 높일 수 있습니다. 포모도로 기법이란, 25분 동안 집중해서 공부나 업무를 수행한 후, 5분간 휴식하는 방식입니다. 이를 반복하면 긴 시간 동안도 높은 집중력을 유지할 수 있으며, 학습 및 업무 효율성을 높이는 데 효과적입니다. 대표적인 포모도로 앱으로는 ‘Forest’, ‘Focus Booster’ 등이 있습니다. 구글에서도 그것을 지원하는 기능이 있으니 검색해 보시도록 제안해드립니다.
그 외에도, ‘Trello’나 ‘Asana’ 같은 프로젝트 관리 도구를 활용하면 팀 프로젝트나 장기적인 목표를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 디지털 도구를 잘 활용하면 단순히 시간을 효율적으로 쓰는 것을 넘어, 목표를 효과적으로 달성할 수 있는 환경을 만들 수 있습니다.
생산성을 높이는 루틴 만들기
시간 관리는 단순히 일정 조정만으로 되는 것이 아닙니다. 생산성을 높이는 루틴을 만드는 것이 핵심입니다. 효과적인 루틴을 구축하면 의사 결정에 소요되는 시간을 줄이고, 보다 효율적인 하루를 보낼 수 있어야 합니다.
첫 번째 전략으로 ‘모닝 루틴’을 정하는 것이 있습니다. 하루를 어떻게 시작하느냐에 따라 생산성이 결정될 수 있기 때문에, 기상 후 1시간 동안 스마트폰을 멀리하고, 독서, 운동, 명상, 계획 세우기 등의 생산적인 활동을 하는 것이 좋습니다. 특히, 아침 시간을 활용해 그날의 할 일을 정리하면 하루를 체계적으로 보낼 수 있습니다. 주로 아침에 루틴대로 생활하는 것이 가장 좋으며 그렇게 해보시기 바랍니다.
두 번째 전략은 바로‘하루 마무리 루틴’을 만드는 것입니다. 자기 전에 하루를 돌아보며 성과를 정리하고, 다음 날의 할 일을 미리 계획하는 습관을 들이면 보다 체계적으로 시간을 활용할 수 있습니다. 또한, 숙면을 위해 잠자기 한 시간 전에는 스마트폰 사용을 줄이고, 조명을 낮추며 편안한 환경을 조성하는 것이 좋습니다.
세 번째 전략은 ‘운동과 건강 관리’를 포함하는 것입니다. 하루 일과에 운동을 포함하는 것은 오히려 시간을 빼앗기는 것이 아닌가? 싶지만 운동은 신체적인 건강뿐만 아니라, 정신적인 집중력과 생산성을 높이는 데 도움을 줍니다. 짧게라도 매일 30분 정도 운동을 하면 스트레스를 해소하고, 더욱 에너지를 충전할 수 있습니다. 오히려 시간 관리를 더 잘 할 수 있도록 도움을 줍니다.
마지막으로, ‘디지털 디톡스’를 실천하는 것이 중요합니다. 하루 중 일정 시간을 정해 스마트폰과 SNS 사용을 최소화하고, 오프라인 활동을 늘리는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 집중력이 향상되며, 시간을 보다 의미 있게 사용할 수 있습니다. 디지털 도구에 익숙한 대학생이나 젊은 직장인들에게는 도전이 될 수 있겠지만 꼭 시도해 보는 것을 추천드립니다.