완벽한 시간 관리를 버려야 하는 이유
많은 사람들이 시간 관리를 완벽하게 하려다 오히려 실패를 경험합니다. 저도 늘 그랬습니다. 시간 관리를 잘해야 한다는 부담감이 커지면서 오히려 아무것도 시작하지 못하게 되는 경우가 많습니다. 완벽한 시간 관리를 목표로 하면 매일의 일정을 세밀하게 계획하고, 모든 일을 계획대로 실행해야 한다는 압박을 느끼기 쉽습니다. 그러나 현실에서는 예기치 못한 일이 발생하기 마련이고, 계획대로 되지 않는 경우가 더 많습니다. 따라서 완벽한 시간 관리를 목표로 하기보다는, 일단 실행하는 데 초점을 맞추는 것이 더 효과적입니다.
완벽한 시간 관리를 버려야 하는 이유는 먼저 계획 단계에서 너무 많은 시간을 허비하게 된다는 점입니다. 굳이 그렇게까지 치밀하게 계획을 하는 이유가 무엇입니까? 실행을 하지 못하게 만드는 계획이라면 너무 많은 시간을 허비하는 것이 과연 옳은 일일까요? 하루의 일정을 완벽하게 계획하려고 하면 세부적인 시간표를 작성하는 데 오랜 시간이 소요됩니다. 예를 들어, 30분 단위로 업무 일정을 세우고, 각 업무에 대한 목표와 예상 결과까지 설정하려면 하루의 상당 시간을 계획에만 소비하게 됩니다. 그러나 이렇게 작성한 계획은 현실에서 거의 맞아떨어지지 않습니다. 회의가 예상보다 길어지거나, 예상치 못한 문제가 발생하면 계획이 틀어지고, 이를 다시 수정하는 데 또다시 시간이 낭비됩니다.
또한 완벽한 시간 관리는 심리적인 부담을 증가시킵니다. 계획이 조금이라도 틀어지면 자신이 실패했다고 느끼기 쉽고, 이는 의욕 저하로 이어집니다. 일례로, 오전 10시에 보고서를 작성하기로 했는데 예상보다 시간이 오래 걸려 다른 업무가 밀리게 되면 자신이 시간 관리를 잘못했다고 자책하게 됩니다. 이러한 상황이 반복되면 점차 자신감이 떨어지고, 결국 시간 관리를 포기하게 됩니다. 결국 완벽한 시간 관리를 추구할수록 오히려 스트레스가 커지고, 성과는 오히려 낮아지는 경우가 많습니다.
완벽한 시간 관리는 오히려 선택의 폭을 좁히고 유연성을 감소시킵니다. 일정이 예상과 다르게 흘러가면 이에 즉각 대응해야 하는데, 지나치게 세밀하게 계획된 일정은 변동 사항에 유연하게 대처하기 어렵습니다. 예를 들어, 예상치 못한 긴급 회의가 발생했을 때 기존 일정이 너무 빡빡하면 다른 중요한 업무를 미룰 수밖에 없습니다. 그러나 일정에 여유가 있다면 긴급 상황에도 침착하게 대처할 수 있습니다.
결국 완벽한 시간 관리를 버리고 실행에 초점을 맞추면 심리적인 부담이 줄어들고, 일정을 보다 유연하게 조정할 수 있습니다. 일단 실행하고, 진행 상황에 따라 일정을 수정해 나가는 방식이 더 현실적이고 효과적입니다. 처음부터 완벽하게 하려고 하지 말고, 작은 성과를 쌓아가며 점진적으로 개선해 나가는 것이 더 높은 성과로 이어집니다.
실행 중심의 시간 관리 전략
완벽한 시간 관리 대신 실행에 초점을 맞추면 성과가 빠르게 개선됩니다. 실행 중심의 시간 관리는 계획보다는 행동에 집중하는 전략입니다. 사용할 수 있는 시간 블록 기법을 소개해 드리자면, 하루를 일정한 시간 단위로 나누어 각 시간대에 특정 업무를 배정하는 방식입니다. 그러나 지나치게 세밀하게 계획하지 말고, 아침, 점심 전후, 오후, 저녁 등으로 넓게 나누고 각 시간대에 어떤 종류의 업무를 수행할지 대략적으로 설정하면 됩니다. 예를 들어, 오전에는 기획 업무, 오후에는 회의 및 피드백 처리, 저녁에는 개인 정리 시간으로 설정하면 됩니다. 세부적인 일정이 아니라 큰 틀에서의 업무 구분만 명확히 하면 변동 사항에 유연하게 대처할 수 있습니다.
또 2분 법칙을 활용하면 실행에 초점을 맞출 수 있습니다. 2분 법칙은 2분 안에 끝낼 수 있는 일은 즉시 처리하는 전략입니다. 예를 들어, 간단한 이메일 답변, 일정 확인, 파일 정리 등은 바로 처리하면 나중에 다시 작업 목록에 추가할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 작은 업무가 쌓여서 나중에 부담으로 작용하는 것을 막을 수 있습니다. 2분 법칙은 실행을 빠르게 유도하고, 작은 성과가 즉각적으로 성취감을 주기 때문에 다른 일에도 긍정적인 영향을 줍니다.
포모도로도 실행 중심의 시간 관리에 매우 효과적입니다. 포모도로 기법은 25분 동안 집중하고, 이후 5분간 휴식하는 방식으로 진행되는 건데요. 25분 동안은 오직 한 가지 일에만 집중하고, 다른 방해 요소를 모두 차단해야 합니다. 이 방법은 실행에 초점을 맞추기 때문에 ‘일단 시작’하는 데 매우 유리합니다. 또한 25분이라는 짧은 시간이기 때문에 부담이 적어 실행에 대한 저항감이 줄어듭니다. 포모도로 기법을 반복하면 자연스럽게 업무 속도가 빨라지고, 성과가 향상됩니다.
실행을 방해하는 요소 제거하기
시간 관리를 실행 중심으로 바꾸기 위해서는 실행을 방해하는 요소를 먼저 제거해야 합니다. 가장 큰 방해 요소는 스마트폰입니다. 스마트폰의 알림, SNS, 메신저 등은 집중력을 방해하고, 업무 흐름을 끊어 놓습니다. 따라서 업무 시간에는 스마트폰의 알림을 끄고, 필요하지 않은 앱은 삭제하거나 비활성화해야 합니다. 특히 SNS 사용 시간은 하루 30분 이내로 제한하면 집중력이 강화됩니다.
또 비슷한 이야기일 수 있습니다만, 지나치게 복잡한 계획도 실행을 방해합니다. 완벽한 계획을 세우기 위해 너무 많은 시간을 할애하면 정작 실행 단계에서 피로감이 쌓입니다. 따라서 일정을 간단하게 설정하고, 변동 가능성을 염두에 두는 것이 좋습니다. 세부적인 계획이 아니라 전체적인 틀만 설정하면 부담이 줄어들고, 실행력이 강화됩니다.
실행을 방해하는 또 다른 요소는 ‘실패에 대한 두려움’입니다. 처음부터 완벽하게 하려는 부담을 버리고, 작은 성과부터 쌓아가는 것이 효과적입니다. 실행 과정에서 실수가 발생하더라도 이를 수정하면서 개선해 나가면 점진적으로 성과가 향상됩니다. 실패는 실행의 필수 과정이며, 이를 통해 배운 경험은 장기적으로 더 높은 성과로 이어집니다.
결국 실행을 방해하는 요소를 제거하면 자연스럽게 실행력이 강화됩니다. 실행 중심의 시간 관리는 복잡한 계획을 버리고, 일단 시작하고 수정하면서 완성해 나가는 유연한 접근 방식이 핵심입니다.