시간 관리를 방해하는 행동을 파악하는 방법
시간 관리를 잘하기 위해서는 먼저 자신이 어떤 행동에서 시간을 낭비하고 있는지를 정확히 파악해야 합니다. 많은 사람들이 시간이 부족하다고 느끼지만, 실제로는 잘못된 행동 패턴이 시간을 낭비하게 만드는 경우가 많습니다. 시간 낭비의 원인을 명확히 파악하면, 불필요한 행동을 줄이고 효율적인 시간 관리를 할 수 있습니다.
시간 낭비의 원인을 파악하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 시간 기록(Time Tracking)입니다. 하루 동안 자신이 무엇을 했는지, 얼마나 시간을 소모했는지를 기록하면 어떤 행동이 시간을 가장 많이 차지하는지 명확하게 드러납니다. 예를 들어, 아침에 일어나서 스마트폰을 30분 동안 확인하고, 점심시간에도 SNS를 확인하며, 업무 시간 중 이메일 확인에 1시간을 쓰고 있다면, 하루에 최소 2시간이 비생산적인 활동에 소모된다는 뜻입니다. 시간 기록은 스마트폰의 스크린 타임 기능이나 시간 관리 앱을 사용하면 쉽게 추적할 수 있습니다.
시간 기록을 통해 어떤 활동에 시간이 많이 소비되는지를 파악했다면, 이제 그 활동이 꼭 필요한 일인지 판단해야 합니다. 이를 위해 80 대 20 법칙을 적용할 수 있을 것입니다. 파레토 법칙은 결과의 80%가 전체 활동의 20%에서 발생한다는 원리입니다. 즉, 당신의 성과나 결과에 기여하는 핵심 활동은 전체 시간의 20%에 불과하다는 의미입니다. 따라서 성과에 직접적인 영향을 미치지 않는 나머지 80%의 활동은 과감하게 줄이거나 삭제해야 합니다.
일례로, 하루에 10개의 업무를 처리한다고 가정했을 때, 그중에서 실제 성과에 기여하는 업무는 2~3개에 불과할 수 있습니다. 나머지 업무는 성과에 큰 영향을 미치지 않는 경우가 많습니다. 따라서 성과에 직접적인 영향을 미치는 핵심 업무에 집중하고, 그렇지 않은 업무는 줄이거나 다른 사람에게 위임하는 것이 효율적입니다.
또한 업무를 긴급하고 중요한 일, 긴급하지 않지만 중요한 일, 긴급하지만 중요하지 않은 일, 긴급하지도 중요하지도 않은 일로 일단 먼저 구분해야 합니다. 긴급하고 중요한 일은 우선적으로 처리하고, 긴급하지는 않으나 중요한 일은 일정을 정해서 수행하며, 긴급하지만 중요하지 않은 일은 다른 사람에게 위임하고, 긴급하지도 중요하지도 않은 일은 아예 생각하지 않거나 최소화하는 것이 좋습니다.
예를 들자면, 상사가 요청한 보고서 작성은 긴급하고 중요한 일이기 때문에 즉시 처리해야 합니다. 그러나 단순한 이메일 확인이나 SNS 확인은 긴급하지도 중요하지도 않은 일이기 때문에 시간을 낭비하게 만듭니다. 이를 구분하고 과감히 무시하면 시간 효율이 높아집니다.
결국 시간 관리를 방해하는 행동은 자신이 직접 시간을 어떻게 사용하고 있는지를 정확히 파악해야 찾을 수 있습니다. 시간 기록, 파레토 법칙, 아이젠하워 매트릭스 방법 등을 잘 활용해서 불필요한 행동을 명확하게 구분하고, 이를 제거하면 자연스럽게 시간 관리가 개선됩니다.
시간 낭비 요소를 제거하고 우선순위 설정하기
시간 관리에서 가장 중요한 것은 불필요한 행동을 제거하고 우선순위를 명확히 설정하는 것입니다. 먼저 자신이 자주 반복하는 비효율적인 행동을 파악한 뒤, 이를 줄이거나 없애는 것이 필요합니다.
첫 번째로, 스마트폰 사용 시간을 줄이는 것이 가장 효과적입니다. 연구에 따르면, 평균적으로 사람들이 하루에 스마트폰을 확인하는 횟수는 약 100회에 달하며, 하루에 스마트폰 사용 시간은 평균 3시간 이상이라고 합니다. 업무 시간 중 스마트폰 알림이 울리면 집중력이 깨지고, 다시 집중력을 회복하는 데는 평균 23분이 걸린다고 합니다. 따라서 업무 시간 중에는 스마트폰을 방해 금지 모드로 설정하거나, 특정 시간대에는 완전히 꺼두는 것이 좋습니다.
두 번째로, 이메일 확인 빈도를 줄이는 것도 중요합니다. 많은 사람들이 이메일이 도착할 때마다 즉시 확인하려는 습관이 있습니다. 그러나 이메일을 자주 확인하면 업무 흐름이 깨지고, 집중력이 떨어집니다. 따라서 하루에 이메일 확인 시간을 2~3회로 제한하고, 특정 시간에만 이메일을 확인하도록 하면 시간 관리 효율이 높아집니다.
세 번째로, 불필요한 회의를 줄이는 것도 중요합니다. 업무 성과와 관련이 없는 회의에 참석하면 시간이 낭비될 수 있습니다. 따라서 회의가 필요할 때는 사전에 명확한 안건을 설정하고, 회의 시간도 30분 이내로 제한하는 것이 효과적입니다. 또한 이메일이나 메신저로 해결할 수 있는 사안이라면 굳이 회의를 진행하지 않고 간단히 해결하는 것이 좋습니다.
네 번째로, SNS 사용을 제한해야 합니다. SNS는 짧은 시간에 많은 정보를 제공하지만, 실제로는 시간 낭비의 원인이 됩니다. 업무 시간 중에는 SNS 알림을 차단하고, 특정 시간대에만 SNS를 확인하도록 설정하면 시간을 효과적으로 사용할 수 있습니다. 특히 틈날 때마다 SNS를 확인하는 습관은 집중력을 분산시키기 때문에 반드시 개선해야 합니다.
마지막으로, 멀티태스킹을 줄이는 것이 필요합니다. 한 번에 여러 가지 일을 동시에 하려고 하면 집중력이 떨어지고, 성과가 낮아지게 됩니다. 따라서 한 번에 하나의 업무에만 집중하고, 이를 완료한 뒤 다음 업무로 넘어가는 것이 효과적입니다. 멀티태스킹을 줄이면 업무 속도가 빨라지고 성과도 자연스럽게 향상됩니다.
결국 시간 낭비 요소를 정확히 파악하고, 이를 줄이거나 없애면 시간 관리 효율이 개선됩니다. 불필요한 행동을 줄이고 핵심 업무에 집중하면 자연스럽게 성과가 높아지고, 시간 관리 능력도 강화됩니다.
불필요한 행동을 제거한 후 성과를 극대화하는 방법
불필요한 행동을 제거한 뒤에는 성과를 극대화하기 위한 전략이 필요합니다. 먼저 자신의 생산성이 가장 높은 시간대를 파악하고, 그 시간대에 중요한 업무를 배치해야 합니다. 사람마다 집중력이 최고조에 달하는 시간대가 다르기 때문에 이를 파악하고, 가장 중요한 업무를 배치하면 성과가 높아집니다.
또한 시간 블록 기법을 활용하면 성과가 극대화됩니다. 하루 일정을 블록 단위로 나누고, 각 시간대에 어떤 업무를 수행할지 명확히 설정하면 업무의 집중력이 강화됩니다. 예를 들어, 오전 9시부터 10시는 기획 업무, 10시부터 11시는 보고서 작성 등으로 구체적으로 설정하면 성과가 개선됩니다.
마지막으로, 성취감을 강화하기 위해 작은 보상을 설정하는 것도 효과적입니다. 특정 업무를 완료했을 때 작은 보상을 설정하면 성취감이 강화되고, 다음 업무에 대한 동기부여가 강화됩니다. 보상은 반드시 금전적일 필요는 없으며, 간단한 휴식이나 좋아하는 음료를 마시는 것도 좋은 보상이 됩니다.
결국 시간 관리를 위해 하지 말아야 할 행동을 정확히 파악하고, 이를 제거한 뒤 성과를 강화하는 전략을 병행하면 시간 관리 능력이 자연스럽게 향상됩니다. 시간 관리를 잘 하는 방법은 쉽지 않습니다. 오은영 박사도 자녀 양육에서 좋은 걸 자녀에게 해주는 것도 좋지만, 하지 말아야 할 것을 자녀에게 하지 않는 것이 중요하다고 한 것처럼 시간 관리에서 하지 말아야 할 것들, 피해야 할 요소들을 잘 알고 하지 않는 것 역시 시간 관리에 매우 중요합니다.