시간 관리를 못하는 원인 파악과 기본적인 접근법
시간 관리를 잘하지 못하는 사람들은 보통 공통적인 문제점을 가지고 있습니다. 우선순위를 설정하지 못하거나, 계획을 세우더라도 이를 제대로 실행하지 못하거나, 또는 집중력이 쉽게 분산되기 때문입니다. 이런 경우 시간 관리를 개선하기 위해서는 문제의 원인을 정확히 파악하고, 그에 맞는 해결책을 적용하는 것이 필요합니다. 단순히 시간 관리 앱을 설치하거나 계획을 세우는 것만으로는 근본적인 문제가 해결되지 않습니다. 시간 관리를 하지 못하는 사람들은 주로 세 가지 유형으로 나눌 수 있습니다.
첫 번째 유형은 우선순위 설정에 어려움을 겪는 사람입니다. 해야 할 일이 많아지면 어떤 일부터 처리해야 할지 혼란스러워지고, 결국 중요한 일은 미루게 됩니다. 이런 경우 아이젠하워 매트릭스를 활용하면 효과적입니다. 업무를 네 가지 단계로 나눕니다. 이를 테면,‘긴급하고 중요한 일’, ‘긴급하지 않지만 중요한 일’, ‘긴급하지만 중요하지 않은 일’, ‘긴급하지 않고 중요하지 않은 일’로 구분해 우선순위를 설정하는 도구입니다. 이를 통해 가장 중요한 일부터 먼저 수행하게 되면 자연스럽게 성과가 개선됩니다.
두 번째 유형은 계획을 세우지만 이를 실천하지 못하는 사람입니다. 계획을 세우는 것은 잘하지만, 실제 실행 단계에서 계획이 무너지는 경우입니다. 이는 보통 계획이 너무 과도하거나 비현실적일 때 발생합니다. 이런 경우 하루 일정을 너무 세밀하게 세우기보다 큰 틀에서의 계획을 먼저 설정한 뒤, 세부 계획은 상황에 따라 유연하게 조정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 하루 일정을 아침, 점심 전후, 오후, 저녁으로 나누고, 각 시간대에 어떤 종류의 일을 수행할지 설정한 뒤 상황에 따라 세부 계획을 수정하는 방식이 효과적입니다.
세 번째 유형은 집중력이 쉽게 분산되는 사람입니다. 스마트폰 알림, 이메일 확인, SNS 사용 등으로 인해 업무 중 집중력이 끊기는 경우가 많습니다. 이럴 경우 업무를 보고 잠깐 쉬는 패턴을 반복하는 것이 도움이 되는데요. 예를 들자면, 30분 동안 집중해서 업무를 수행하고, 이후 10분 동안 휴식하는 방식을 사용해 볼 수 있습니다. 30분 동안은 오직 한 가지 일에만 집중하고, 모든 방해 요소를 차단해야 합니다. 이 방법은 짧은 시간 동안 집중력을 극대화하기 때문에 업무의 질이 높아지고, 성취감도 강화됩니다.
시간 관리를 못하는 원인은 사람마다 다를 수 있습니다. 따라서 문제의 원인을 정확히 파악하고, 이에 맞는 전략을 선택해야 효과가 높아집니다. 우선순위 설정, 실천력 강화, 집중력 강화라는 세 가지 축에서 문제를 파악하고 이에 따른 맞춤형 전략을 적용하면 시간 관리는 훨씬 수월해집니다.
실질적인 시간 관리 개선 전략
시간 관리를 잘하지 못하는 사람들에게는 구체적이고 실질적인 전략이 필요합니다. 첫 번째로, 하루 일정을 여러 개로 쪼개는 방법을 적용하는 것이 좋습니다. 시간 블록 기법은 하루 일정을 일정한 시간 단위로 나누고, 각 시간대에 수행할 업무를 명확히 설정하는 방식입니다. 예를 들어, 오전 9시부터 1시간 동안은 이메일 확인, 10시부터 12시까지는 프로젝트 작업, 12시부터 1시는 점심 시간 등으로 구체적으로 설정합니다. 이렇게 하면 어떤 시간에 어떤 일을 해야 하는지 명확해지고, 업무 간 전환 시간이 줄어들어 자연스럽게 효율이 높아집니다.
두 번째로, 작은 목표를 설정하고 이를 반복적으로 실천하는 방식이 효과적입니다. 하루 일정을 세울 때 너무 큰 목표를 설정하면 중간에 포기하기 쉽습니다. 따라서 큰 목표를 작은 단위로 쪼개어 이를 반복적으로 실행하면 성취감이 강화되고, 목표 달성이 쉬워집니다. 예를 들어, 1시간 동안 보고서를 작성해야 한다면 이를 15분 단위로 나누어 4번에 걸쳐 완성하도록 설정하면 부담이 줄어듭니다. 이렇게 하면 자연스럽게 목표를 달성하게 되고, 성취감이 강화되면서 시간 관리 습관이 자리 잡게 됩니다.
세 번째로, 디지털 디톡스를 병행하면 집중력이 향상됩니다. 스마트폰은 시간 관리를 방해하는 가장 큰 요소 중 하나입니다. SNS, 메신저, 이메일 알림 등이 집중력을 깨뜨리기 때문에 업무 시간 동안에는 스마트폰을 방해 금지 모드로 설정하거나, 특정 시간대에는 완전히 꺼두는 것이 좋습니다. 특히 업무 시간 중 SNS를 확인하는 습관은 집중력을 저하시키고, 업무 흐름을 방해하기 때문에 반드시 개선해야 합니다.
네 번째로, 우선순위를 명확히 설정하는 것도 중요합니다. 업무가 많아지면 우선순위를 정하지 않고 무작정 일을 시작하게 되는데, 이런 경우 중요한 일은 미뤄지고 급한 일만 처리하게 됩니다. 따라서 하루 일정을 세울 때 가장 중요한 일 세 가지를 먼저 설정하고, 이를 우선적으로 처리해야 합니다. 이렇게 하면 중요한 업무가 뒤로 밀리는 일이 줄어들고, 자연스럽게 성과가 개선됩니다.
다섯 번째로, 실패를 두려워하지 말고 수정해 나가는 과정이 필요합니다. 시간 관리는 처음부터 완벽하게 실행하기 어렵습니다. 따라서 처음 계획이 틀어지더라도 이를 수정하면서 보완해 나가야 합니다. 일정이 틀어지더라도 자책하지 말고, 문제점을 파악하고 수정해 나가는 과정에서 점진적으로 개선됩니다. 일정이 틀어졌을 때 이를 다시 보완하고 수정하면서 성과를 개선하면 자연스럽게 시간 관리 능력이 강화됩니다.
결국 실질적인 시간 관리 전략은 큰 계획에서 작은 실행으로 이어져야 합니다. 일단 작은 목표를 설정하고 이를 반복적으로 실천하는 과정에서 성취감이 강화되고, 성취감이 쌓이면 자연스럽게 시간 관리 능력이 개선됩니다. 구체적인 전략을 적용하고, 이를 보완하면서 점진적으로 개선해 나가는 것이 시간 관리를 성공으로 이끄는 핵심입니다.
시간 관리를 습관화하기 위한 실전 팁
시간 관리를 습관화하기 위해서는 반복적인 연습과 강화 과정이 필요합니다. 첫 번째로, 일정을 시각화하는 것이 효과적입니다. 캘린더나 플래너를 활용해 하루 일정을 눈에 보이게 정리하면 일정이 명확해지고, 실행에 대한 동기가 강화됩니다. 또한 일정을 완료했을 때 체크 표시를 하거나 성취감을 강화하는 표시를 하면 동기부여가 강화됩니다.
두 번째로, 피드백 과정을 설정해야 합니다. 하루 일정을 마친 뒤 어떤 부분이 잘 되었는지, 어떤 부분이 부족했는지를 평가하고 수정하는 과정을 통해 시간 관리 능력이 강화됩니다. 예를 들어, 일정이 예상보다 길어졌다면 어떤 요인이 문제였는지 파악하고, 다음 일정에서는 이를 수정하면 점진적으로 성과가 개선됩니다.
세 번째로, 작은 성과를 자주 보상하는 것이 효과적입니다. 작은 성과를 인정하고 보상하면 동기부여가 강화되고, 시간 관리에 대한 긍정적인 피드백이 쌓이게 됩니다. 보상은 반드시 금전적이 아니어도 됩니다. 좋아하는 간식을 먹거나, 잠깐의 휴식을 취하는 것도 좋은 보상이 됩니다.
결국 시간 관리는 단순히 계획을 세우는 것이 아니라, 이를 실천하고 수정하면서 점진적으로 강화해 나가는 과정입니다. 작은 성과를 인정하고 보상하면서 점진적으로 습관화하면 누구나 시간 관리를 잘할 수 있습니다. 다른 사람을 돕기 위해서 그런 점들을 잘 강조하면 좋겠습니다. 내가 시간 관리를 하는 부면에서 어려움을 겪고 있다면 스스로 고치면 되지만, 다른 사람이 어려움을 겪고 있다면 틀림없이 그 부분에서 도움을 주기에는 어려습니다. 하지만 포기하지 말고 끝까지 사람들을 도와주시기 바랍니다.